Ofícios e comunicados são o cartão de visita de uma instituição. Um texto claro, objetivo e bem estruturado transmite profissionalismo e evita mal-entendidos.
A estrutura básica de um ofício
- Identificação: número do documento, local e data.
- Destinatário: nome, cargo e órgão ou empresa, com o pronome de tratamento adequado.
- Assunto: resumo do tema em poucas palavras.
- Texto: introdução, desenvolvimento e conclusão, em parágrafos curtos.
- Fecho: “Atenciosamente” ou “Respeitosamente”, conforme a hierarquia.
- Assinatura: nome, cargo e, se houver, contato.
Clareza acima de tudo
Vá direto ao ponto logo no primeiro parágrafo: o leitor precisa saber, em poucos segundos, do que se trata e o que se espera dele. Prefira frases na ordem direta e evite jargões desnecessários.
Tom formal, sem exageros
Formalidade não é sinônimo de rebuscamento. Expressões como “vimos por meio deste” ou “sem mais para o momento” podem ser substituídas por construções mais simples, sem perder a cortesia.
Erros comuns a evitar
- Pronomes de tratamento incorretos ou inconsistentes ao longo do texto.
- Parágrafos longos que misturam vários assuntos.
- Ausência de prazo ou de pedido claro quando se espera uma resposta.
- Erros de digitação em nomes, cargos e datas.
Comunicados internos
Nos comunicados, o foco é a informação prática: o que mudou, a partir de quando e o que cada pessoa precisa fazer. Use títulos objetivos e destaque datas e responsáveis.
Antes de enviar, leia em voz alta: se a frase soa confusa para você, certamente soará para o destinatário.