Na hora de fechar um contrato, participar de uma licitação ou pedir um financiamento, surge a exigência: “apresente as certidões negativas”. Quem descobre uma pendência nesse momento corre o risco de perder a oportunidade.
As certidões mais solicitadas
- Certidão de débitos federais (tributos federais e dívida ativa da União), emitida pela Receita Federal e pela PGFN;
- Certidão estadual, emitida pela Secretaria da Fazenda do estado;
- Certidão municipal, emitida pela prefeitura;
- Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), emitido pela Caixa;
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), emitida pela Justiça do Trabalho;
- Certidões cíveis e criminais, em alguns processos e contratações.
Negativa, positiva com efeitos de negativa e positiva
A certidão negativa indica que não há débitos. A positiva com efeitos de negativa mostra que existem débitos, mas que estão com a exigibilidade suspensa (por exemplo, parcelados ou em discussão), e em geral é aceita. A positiva indica pendência a ser resolvida.
Atenção à validade
Cada certidão tem prazo de validade próprio, informado no próprio documento. Uma certidão vencida no dia da entrega equivale a não ter apresentado.
Como evitar surpresas
- Emita as certidões periodicamente, e não apenas quando for exigido;
- Mantenha uma planilha com a data de emissão e de vencimento de cada uma;
- Ao identificar pendência, verifique se é um débito real ou um erro cadastral;
- Guarde as certidões emitidas em uma pasta específica, com nomes padronizados.
Regularidade não se conquista na véspera: ela é resultado de acompanhamento constante.